شناسنامه شغلی یا شرح شغل
تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل یک ابزار اولیه برای جمع آوری داده های مرتبط با شغل است. این فرآیند منجر به جمع آوری و ثبت دو مجموعه داده شامل شرح شغل و مشخصات شغل می شود.
هم شرح شغل و هم مشخصات شغل، بخش های ضروری اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل هستند و نوشتن آنها به طور واضح و دقیق به سازمان و مدیران کمک می کند تا دقیقاً بداند که چه چیزی و چگونه باید تحویل داده شود و شایستگی های مورد نیاز شامل دانش، مهارت ها و نگرش ها در هر شغل چیست.
شرح شغل
شرح شغل شامل داده‌های اولیه مرتبط با شغل است و شامل اطلاعاتی مانند عنوان شغل، موقعیت شغلی، گزارش به و کارکنان، خلاصه شغل، ماهیت و اهداف یک شغل، وظایفی که باید انجام شود، شرایط کار، ماشین‌ها، ابزارها و تجهیزات مورد استفاده توسط کارکنان و خطرات مرتبط با آن می‌باشد.
هدف از تدوین شرح شغل
- هدف اصلی شرح شغل جمع آوری داده های مربوط به شغل برای جذب، هدف گذاری، ارتقاء و… شغل است.
- کاملا روشن می کند که کارمندان قرار است چه کاری را دقیقا انجام دهند.
- مشخص می کند که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد و سازماندهی سازمانی را بخوبی تسهیل و هماهنگ می کند.
- همچنین شرح شغل دید واضحی برای جذب کارکنان یک بخش یا بخش خاص برای انجام یک کار یا شغل خاص می دهد.
مشخصات شغلی
مشخصات شغلی بیانیه ای مکتوب از شایستگی ها، صلاحیت های آموزشی، کیفیت های خاص، سطح تجربه، مهارت های فیزیکی، عاطفی، فنی و ارتباطی مورد نیاز برای انجام یک کار و سایر موارد همچون مهارت های رهبری، توانایی عاطفی، سازگاری، انعطاف پذیری، ارزش ها و اخلاق، آداب و خلاقیت و… می شود.
هدف از تعیین مشخصات شغلی
- مشخصات شغلی بر اساس شرح شغل توصیف می شود و اطلاعات دقیقی در مورد هر شغلی از جمله مسئولیت های شغلی، مهارت های فنی و فیزیکی مورد نظر و بسیاری موارد دیگر می دهد.
- در مورد اینکه چه نوع آموزش هایی بر اساس شایستگی، مورد نیاز است اطلاعات بسیار با ارزشی ارائه می دهد.
- کمک می کند تا بررسی شود که آیا کارکنان واجد شرایط شغل هستند یا خیر.
- به تیم جذب و استخدام یک سازمان کمک می کند تا درک کند که چه سطحی از صلاحیت‌ها، کیفیت ها و ویژگی ها باید در یک فرد کاندید برای جذب وجود داشته باشد.
شرح شغل و مشخصات شغل دو بخش جدایی ناپذیر تحلیل شغل هستند. آنها یک شغل را به طور کامل تعریف می کنند و با ارزیابی عملکرد و تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی بسیار مرتبط هستند.
چرا تدوین شناسنامه شغلی مهم است؟
- به کلیه مدیران و کارکنان تصویر روشنی در مورد وظایف و مسئولیت های آنها برای آن شغل می دهد.
- درک ثابتی را در بخش‌های مختلف از نقش‌های موقعیت شغلی و اینکه چگونه به سازمان کمک می‌کند تا شکوفا شود، فراهم می‌کند.
- شایستگی های لازم هر شغل را بطور دقیق تبیین می کند.
- به کارکنان کمک می کند تا اهداف و مأموریت های خاصی را برای پیشرفت شغلی ایجاد کنند.
- به ایجاد مرزهای مربوط به نقش ها و مسئولیت های کارکنان کمک می کند.
- شناسنامه های شغلی به شناسایی مهارت ها و توانایی های خاصی که برای یک موقعیت ضروری هستند کمک شایانی می کنند.
- ازشناسنامه های شغلی می توان برای تعیین اهداف عملکردی قابل اندازه گیری بر اساس نقش ها و مسئولیت ها در شرح شغل استفاده کرد و سپس کارکنان را برای دستیابی به اهداف مورد نیاز راهنمایی نمود.
- سازمان ها می توانند از شرح وظایف کارکنان خود، همراه با شرح ترفیعات شغلی مناسب، به عنوان منبعی برای تشویق کارکنان برای پیگیری کلاس ها، سمینارها و سایر فعالیت های توسعه شغلی استفاده کنند.
- شرح شغل می تواند در توسعه یک برنامه حقوق و دستمزد استاندارد شده با حداقل و حداکثر برای هر موقعیت کمک کننده باشد.