هرگز موفقیت سازمان با پرتاب سکه یا تاس بدست نمیآید. موفقیت یک اتفاق شانسی نیست. تجربه عصر کنونی به ما ثابت نموده است که مهمترین سلاح مخفی موفقیت؛ آموزش ها و تصمیمات آموزشی در هر سازمان است.
آموزش تاثیر مستقیمی بر بهره وری و عملکرد سازمان شما دارد. آموزش به کارکنان درک بهتری از مسئولیت‌ها و دانش و مهارت‌هایی که برای انجام آن کار نیاز دارند، می‌دهد. این باعث افزایش اعتماد به نفس آنها می شود که می تواند تأثیر مثبتی بر عملکرد آنها بگذارد. ولی سوال مهم در این بین این است که چه آموزش هایی و چگونه می بایست آموزش های مورد نیاز سازمان و کارکنان آن را از مدیران ارشد تا پایین ترین سطح سازمانی کشف نمود؟
نیازسنجی آموزشی
داشتن یک پایه محکم و استوار در هر فرآیندی میتواند به تضمین موفقیت آن کمک کند و نیازسنجی آموزشی فرآیندی است که میتواند این استحکام را بوجود آورده و زمینههای لازم برای ارائه بهترین شکل از عملکرد کارکنان را فراهم نماید.
نیازسنجی آموزشی (TNA) در شکل واقعی خود؛ یک فرآیند ارزیابی تخصصی است که شرکتها و سازمان ها برای تعیین الزامات عملکرد، دانش، توانایی ها و مهارت هایی که کارکنانشان برای دستیابی به الزامات سازمانی به آن نیاز دارند، از آن استفاده ویژه می کنند.
در نیازسنجی آموزشی سه حوزه کلیدی وجود دارد که ارزیابی کنندگان بطور دقیق آن نیازها را در فرآیند اجرایی خود در نظر می گیرند که عبارتند از:
- توانایی های مهارتی کارکنان
- فراوانی استفاده از مهارت توسط کارکنان
- سطح مهارت های کارکنان برای عملکرد شغلی
در واقع هدف نیازسنجی آموزشی پاسخگویی به چند سوال آشنا است:
“چرا؟
چه کسی؟
چگونه؟
چه چیزی؟
و چه زمانی؟
- چرا باید آموزش انجام شود:
سازمان ها معمولاً برای پیوند مشکلات عملکردی به یک نیاز کاری و اطمینان از اینکه مزایای اجرای آموزش بیشتر از هزینههای آن است، آموزشها را برنامهریزی و برگزار میکنند. برای انجام این مهم؛ باید دو نوع تحلیل انجام شود: تحلیل امکان‌سنجی و تحلیل نیازها در مقابل تحلیل خواسته‌ها.
- چه کسانی باید آموزش ببینند:
یک آموزش شامل افرادی مناسب برای حل مشکلات عملکردی است. برای تعیین شرکت کنندگان هدف برای آموزش، باید تجزیه و تحلیل جمعیت هدف را انجام داد. این تجزیه و تحلیل این امکان را می دهد که تا حد ممکن در مورد افرادی که درگیر این کمبود هستند و چگونگی تنظیم برنامه آموزشی برای مشارکت دادن آن گروه هدف؛ اطلاعات کسب نمود.
- نحوه رفع مشکل عملکرد:
برگزاری آموزش می بایست به رفع مشکلات عملکردی کمک کند. برای شناسایی نقص مهارتی که باید برطرف شود، باید یک تحلیل عملکرد انجام شود. این نوع تجزیه و تحلیل؛ نحوه عملکرد شرکت یا بخش های سازمانی را به طور کلی بررسی می کند.
بهترین راه برای انجام چیست:
بهترین راه؛ روش ترجیحی یا بهتری است که برای به دست آوردن بهترین نتایج انجام کار وجود دارد. برای شناسایی بهترین راه برای انجام، باید یک تحلیل کار انجام شود. این نوع تجزیه و تحلیل به جزئیات دقیق آنچه کارکنان در نقش های فردی خود انجام می دهند، می رسد.
- زمان برگزاری آموزش:
از آنجا که چرخههای کاری، تعطیلات و….. بر حضور شرکتکنندگان در آموزش تأثیر میگذارد، باید بهترین زمان را برای ارائه آموزش تعیین نمود. برای این مهم می بایست یک تحلیل زمینه انجام داد.
سطوح نیازسنجی آموزشی
سه سطح نیازسنجی آموزشی وجود دارد. این موارد شامل موارد زیر است:
- سطح سازمانی
نیازسنجی آموزشی در سطح سازمانی یک ارزیابی در سطح کلان است که به شما کمک می‌کند مناطقی را که کارکنان شما فاقد مهارت‌ها یا دانش لازم هستند را تعیین کنید و آموزش‌های مبتنی بر نیاز را ارائه دهید و هدف آن پاسخگویی به سوالات زیر است:
- برای بهبود شاخص های سازمانی چه برنامه های آموزشی مورد نیاز است؟
- آموزش در کجا بیشتر مورد نیاز است؟
- چه نوع آموزش هایی برای یک بخش خاص یا گروهی از کارمندان مورد نیاز است؟
در واقع نیازسنجی آموزشی در سطح سازمان به شما کمک می کند تا نتایج قابل اندازه گیری را برای آموزش به وضوح تعریف کنید و به شما امکان می دهد شانس موفقیت برنامه آموزشی را افزایش دهید.
- سطح عملیاتی
در سطح عملیاتی (که به عنوان سطح وظیفه یا شغل نیز شناخته می شود)، نیازسنجی آموزشی تعیین می کند که کارکنان شما برای دستیابی به سطح مشخصی از مهارت ها به چه نوع آموزشی نیاز دارند. این شامل تجزیه و تحلیل وظایف است که دانش و مهارت های مورد نیاز برای وظایف خاص را تعیین می کند و این الزامات را با دانش و مهارت های واقعی کارکنان شما مرتبط می کند. شکاف ها یا مشکلات آشکار شده در این تجزیه و تحلیل برای تعیین نوع آموزش مورد نیاز کارکنان استفاده شود. هدف نیازسنجی آموزشی در سطح عملیاتی پاسخگویی به سوالات زیر است:
- کارها چگونه انجام می شوند؟
- استانداردهای عملکرد برای این کارها چیست؟
- دانش، مهارت ها و توانایی های مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز کارها چیست؟
- سطح فردی
در سطح فردی یا شخصی، نیازسنجی آموزشی تعیین می‌کند که هر کارمند چگونه نقش خود را انجام می دهد.
تفاوت بین عملکرد واقعی و عملکرد مورد انتظار به شما کمک می کند تا تعیین کنید که آیا واقعاً نیاز به آموزش در سطح فردی وجود دارد یا خیر.
در واقع هدف نیازسنجی آموزشی در این سطح پاسخگویی به سوالات زیر است:
- عملکرد مورد انتظار چیست؟
- آیا کارکنان شما دانش و مهارت لازم را دارند؟
- فاصله بین عملکرد مورد انتظار و واقعی چقدر است؟
- چه چیزی مانع از عملکرد کارآمد کارکنان شما می شود؟
- چه برنامه آموزشی باید به کارکنان ارائه شود تا استانداردهای عملکرد مورد انتظار را برآورده کنند؟
چرا نیازسنجی آموزشی؟
برخی از دلایل اصلی و استراتژیک برای علت انجام نیازسنجی آموزشی در شرکتها و سازمانها عبارتند از:
- نیازسنجی آموزشی باعث میشود تا کارمندان مناسب را با رویکرد درست آموزش دهید.
- نیازسنجی آموزشی باعث میشود تا نیازهای آموزشی با بیشترین تأثیر سازمانی، اولویتبندی شوند.
- نیازسنجی آموزشی باعث می شود تا ابزارها و روش هایی را که قبلاً هرگز در نظر نگرفتهاید، شناسایی کنید.
- نیازسنجی آموزشی باعث می شود تا به بازدهی بیشتری از سرمایه گذاری های خود در منابع انسانی دست یابید.
- نیازسنجی آموزشی باعث میشود تا کارکنان را در یادگیری و توسعه مستمر درگیر کنید.
- نیازسنجی آموزشی باعث میشود تا تغییرات سازمانی را به یک انتقال آسان تبدیل کنید.
